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Un día se nos puede hacer muy corto o muy largo según se mire y según la gestión del tiempo que impongamos en nuestra rutina. Son 24 horas o 1440 minutos o 86.400 segundos que podemos aprovechar de forma más o menos eficiente en el desarrollo de nuestro trabajo para sacar nuestras tareas adelante. Es cierto que de las 24 horas del día prácticamente estamos 10 en la oficina de las cuales, con suerte, apenas 6 o 7 serán productivas por lo que es fundamental aprovechar este tiempo adecuada y productivamente además de tener a raya a los ladrones del tiempo.
Todos queremos mejorar nuestra gestión del tiempo para poder hacer un mayor número de cosas con la misma duración pero muchas veces esto no es posible. El tiempo nos controla a nosotros cuando debería ser al revés; ser nosotros quienes dominamos el tiempo.
A continuación vamos a darte algunos consejos para hacer más eficiente tu gestión del tiempo:
- Uso del correo electrónico: sin duda es tu mayor ladrón del tiempo. Tenemos la mala costumbre de tenerlo siempre abierto y revisarlo cada pocos minutos por si ?hay novedades?. Sin darnos apenas cuenta, este mal uso del email repercute negativamente en nuestra gestión del tiempo. ¿Consejo? Márcate como objetivo revisar el correo un máximo de tres veces al día. Ordena, prioriza y contesta los emails que sean más urgentes. ¿Consejo extra? Desactiva las notificaciones o popups (si los tuvieras) de ?nuevo correo?, crea filtros antispam para que estos vayan directamente a la basura, intenta no consumir más de 10 minutos en responder un correo y unifica todas tus bandejas de entrada en una única cuenta de correo electrónico.
- Sé consciente de cómo inviertes tu tiempo: es vital conocer en qué tareas malgastamos el tiempo para identificar el problema y poner soluciones. Como hemos dicho anteriormente, con mucha seguridad el correo electrónico sea tu principal fuga de tiempo y no lo sepas. ¿Consejo? Hazte con algún software de monitorización de actividad para saber cómo gestionas tu tiempo y conocer en detalle aquellas actividades o tareas que te ocupan mayor tiempo. Sólo cuando las conozcas podrás poner en marcha unos métodos más adecuados que nos reporten mayor rendimiento a nuestro día a día. ¿Consejo extra? Nosotros te recomomendamos el uso de WorkMeter.
- Maximiza tu foco y concentración en las tareas: muchas veces empezamos a realizar una tarea y saltamos a otra y luego a otra y luego hacemos un descanso mental porque estamos saturados. Mal. Nuestro nivel de concentración no es el adecuado y buscamos vías de escape a un rendimiento que ha sido poco eficiente. ¿Consejo? Pon en marcha por ejemplo la técnica del Pomodoro y haz pausas de 5 minutos por cada 25 minutos concentrado. Este método basa su éxito las pausas frecuentes pueden mejorar la agilidad mental además de otorgarnos un sentimiento de logro si completamos dicha tarea. ¿Consejo extra? Nunca realices más de una tarea a la vez ya que si dividimos objetivos dividimos esfuerzos y terminamos por no alcanzar ninguno.
- Tus compañeros no siempre son tus amigos: en muchas ocasiones sí serán tus amigos pero en otras se convierten en otro ladrón de tiempo más. Un compañero pasa por nuestra mesa y se para a contarnos cómo le fue el fin de semana o por qué ha discutido con su pareja. El resultado es que nos ha hecho perder una buena ración de minutos. ¿Consejo? La sutil técnica de los auriculares parece funcionar ya que se suele entender que si alguien lleva los cascos de música puestos en la oficina es que necesita concentración en la actividad que está realizando y no quiere que se le moleste. ¿Consejo extra? La alternativa más fácil obviamente es pedir por favor y de forma educada a tu compañero que no te moleste ahora mismo ya que necesitas acabar lo que estás haciendo con urgencia.
- Empieza a usar un gestor de tareas: los gestores de tareas son una buena elección si tenemos que realizar muchas actividades diferentes en nuestro día a día y queremos llevar un control de nuestros quehaceres. En el mercado hay multitud de gestores (algunos gratuitos y muy completos) que pueden convertirse en tu mejor aliado
¿Consejo? Anota tus tareas y objetivos del día por orden de importancia e intenta no salirte de ello. Haz lo más importante primero y no pierdas tu tiempo en tareas secundarias. Es bueno que no confundas importante con urgente.
¿Consejo extra? Prioriza tareas y empieza siempre por la actividad más larga o difícil sin distraerte.
