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Sales de tu despacho al final de tu jornada laboral, y te embarga una sensación de que no has parado en todo el día, pero te preguntas ¿Qué he hecho hoy? Seguro que como a todos, os ha pasado esto alguna vez. Y es que en todo despacho u oficina, existen los ?ladrones de tiempo?, y no saber gestionarlos puede ser la causa de estar muy ocupado pero no ser realmente productivo.Para gestionar tu tiempo de trabajo en la empresa, tienes que hacerte dueño de él, y no que sea el tiempo y los elementos que te rodean los que te gestionen a ti. Eso acaba llevando a una pérdida del control total de tu tiempo y una dependencia absoluta de todo lo demás. Veamos los ladrones de tiempo más comunes, en este caso, trataremos 5 de ellos:
- Correo electrónico: A no ser que tu trabajo consista únicamente en recibir correos y responderlos, estar pendiente del correo todo el día reduce tu capacidad de concentración en otras tareas. Si no esperas un correo urgente en un momento concreto, se recomienda mirar el correo en ocasiones contadas, a primera hora de la mañana, después de comer, y antes de salir por la tarde. Esto permite que te puedas concentrar realmente en tus tareas, y cuando sea el momento de responder correos, también puedas concentrarte en ellos correctamente.
- Reuniones: Estás en el momento álgido de tu trabajo, en medio de un presupuesto importante, o la revisión de unos documentos, y llaman a reunión. Una reunión que se alarga por una hora, y donde la gente se acomoda, habla con calma, se sale del tema? y tú con la cabeza en tus tareas. Bien, reuniones, las justas, quizá mejora también a primera hora, para que luego ya no haya interrupciones, o a última hora, que será más concisa por las ganas de la gente de volver a casa. Si la reunión depende de ti, prepara un esquema con los temas a tratar, envíalo a los compañeros para que pueda prepáralos, y cíñete al esquema siempre que sea posible, así serán reuniones eficaces. Hay algunos trucos para que las reuniones no se alarguen, como hacerlas de pie en lugar de sentados, así se evita que la comodidad alargue la reunión innecesariamente.
- Compañeros: ?Oye Juan, ¿puedes ayudarme con esto un segundo?? Seguro que a muchos os ha sucedido. Los oportunos compañeros que necesitan de tu ayuda ?un momento? en el momento más inoportuno. Piensa que al detener una actividad, tardamos entre 10 y 20 minutos en volver a estar igual de concentrados de nuevo. Pospón esas paradas para cuando a ti te vaya bien. Un ?recuérdamelo esta tarde y te ayudo? o ?dame 20 minutos y estoy contigo? pueden ayudarte a acabar una actividad de alta concentración sin interrupciones, lo que al final del día representa un incremento de tareas realizadas, y evitas errores en ellas.
- Teléfono: Ya sea el teléfono personal, como el de la empresa. Por el mismo motivo que las interrupciones que recibes de tus compañeros son perjudiciales, las llamadas telefónicas también lo son. Cuando te concentres en una tarea importante, apaga o silencia tu móvil personal, y pide a quien filtre las llamadas de la empresa, que por favor no te molesten en la siguiente hora, o dos horas, o lo que necesites, a menos que sea muy urgente. Puedes recuperar todas esas llamadas más tarde, dándote un respiro de tu actividad, cuando a ti te sea más conveniente.
- Ordenador: Sí, apreciado lector, tu mejor herramienta puede ser también tu mayor ladrón de tiempo. Cómo todo en esta vida, el buen uso ayuda, el mal uso perjudica. Lo mismo que compruebas tu correo a menudo, quizá compruebes también como están tus redes sociales. No es malo, si no abusas, o dedicas un tiempo establecido. Incluso es positivo, te ayuda a desconectar, relacionarte con gente, conseguir clientes, proveedores, etc. Pero el abuso, o hacerlo en medio de una tarea, repercutirá negativamente en tu productividad, al perder la concentración en lo que estabas haciendo. Existen algunos programas que te permiten monitorizar tu propio ordenador y al final del día ver cómo lo has utilizando, que tiempo has dedicado a cada tarea, etc. Siendo consciente puedes darte cuenta de las veces que te escapas de tus verdaderas tareas.
En resumen, la mejor manera de gestionar tu tiempo es evitar perderlo, evitar los ladrones de tiempo, los despistes, las interrupciones, etc. Hacer listas de tareas al inicio del día, y comprobar que se han realizado, es una buena manera de poder controlar uno mismo si está bien organizado. Marcar las pausas, tiempo de interrupciones, y el tiempo de consultar el correo, también son elementos importantes si queremos gestionar bien nuestro tiempo.
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