Un proyecto es el tiempo de trabajo dedicado a una tarea concreta. Esta tarea puede ser desempeñada por diferentes grupos de trabajo o por uno solo. De la misma manera, cada grupo de trabajo puede dedicar su tiempo a diferentes proyectos.

En algunos casos los proyectos coincidirán con clientes, por lo que será más sencillo poder definirlos, aunque habrá ocasiones en las que determinar los límites de un proyecto resultará una tarea más complicada, bien por su duración, bien por su alcance, y requerirá una reflexión profunda sobre las tareas, acciones y personas involucradas en él.

Por qué es necesario definir los proyectos

Existen algunas razones fundamentales para comprender mejor la necesidad de definir los proyectos:

– Saber cuánto tiempo de trabajo se invierte en cada uno. Si una empresa tiene proyectos concretos por cliente, como comentábamos antes, el tiempo por proyecto será el tiempo que emplean los consultores en trabajar con ese cliente en concreto. Pero esto depende de cada empresa.

– Tener claro a qué proyecto pertenece cada tarea que se hace. Es importante para la empresa hacer este ejercicio de reflexión aunque en el proceso podemos encontrarnos que hay un conjunto de tareas que no corresponden a ningún proyecto establecido. En este caso, deberemos crear uno genérico que las aglutine.

– Poder definir quién está trabajando dentro de ese proyecto que se ha diseñado, lo que nos permitirá poder ver después el tiempo invertido.

– Acercarnos a una completa visualización de los tiempos de actividad y de productividad en cada proyecto concretamente.

Información que obtendremos al definir los proyectos

La información que nos permite recoger luego el haber definido los proyectos es:

– El tiempo que cada departamento o cada equipo de trabajo invierte en cada uno de los proyectos que tiene que sacar adelante.

– Si el tiempo invertido está alineado con la prioridad o la importancia del proyecto a que pertenecen o si el tiempo invertido en un proyecto (o cliente, cuando sean conceptos equivalentes) es el que la empresa espera de acuerdo a sus objetivos estratégicos.