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La funcionalidad de internet a veces se ve envuelta en la polémica ya que muchas empresas temen que sus empleados pierdan el tiempo durante las horas de trabajo navegando por la red y dedicándose a asuntos que poco o nada tienen que ver con su actividad laboral. El correo electrónico y las redes sociales son las dos vías de escape más temidas.
La respuesta que organizaciones que comparten esta preocupación suelen dar consiste en bloquear el acceso general a internet. Para ello puede ser necesario comprar un firewall u otras herramientas de pago que requieren además un trabajo informático, de mantenimiento, determinados permisos, licencias, etc.
El empleo de este tipo de medidas supone una serie de desventajas ya que:
- Es una fuente de gastos para la empresa que podría evitarse.
- Limita la actividad de las personas que, en un momento determinado podrían necesitar consultar algo en la web.
- Supone un factor de frustración para los empleados.
Por tanto, para poder evitar el tener que tomar medidas de este tipo, bastaría con poder contar con indicadores que permitiesen ver que los empleados efectivamente trabajan en actividades productivas para la empresa y que, por ejemplo, el 95% de su tiempo activo es tiempo productivo (lo que se puede considerar como normal, aunque no se alcance el 100%, porque la gente necesita hacer pausas).
Las actividades en las que cada cual invierta ese 5% restante carecerían de importancia para la empresa, que está logrando sus objetivos, por lo que no hay nada negativo en permitir que los empleados puedan consultar su correo personal o incluso entrar en Facebook.
La realidad nos muestra que también existen organizaciones donde se da mucha importancia al tiempo de permanencia en la empresa. Sin embargo, el poder controlar ese espacio de tiempo no es lo más importante, ya que alguien puede encender el ordenador y salir a tomar un café o ser interrumpido en mitad de su trabajo por la consulta de un compañero o una llamada de teléfono. El resultado de ello es que aunque la persona se encuentra físicamente en la empresa, no está activa.
Workmeter permite saber a qué hora empieza a interactuar con el ordenador y a qué hora acaba. También permite ahorrar dinero en esos controles de presencia aunque, si se quiere obtener una información objetiva y precisa, siempre hará falta medir también otros indicadores.
Se trata de promover la evidencia, ya que es la única manera de saber si la gente está trabajando o no y de conocer si lo están haciendo de la forma correcta. Los horarios de entrada y salida se reducen a un dato circunstancial cuando se tiene la certeza de que las personas cumplen con sus horas, con sus tareas y que además son productivos mientras están en su puesto de trabajo.
Workmeter permite sustituir las herramientas tradicionales de control de presencia, por lo que supone un ahorro de costes para la empresa, y además va más allá, aportando datos que permiten acertar en la toma de decisiones para lograr que se cumplan los objetivos.
Indicadores que hay que considerar
Para asegurar que se consigue este tipo de ahorro hay que basarse en dos indicadores fundamentalmente:
- Productividad: este indicador muestra que la persona se encuentra dentro de los parámetros definidos por la empresa. Además tiene la ventaja de que el empleado puede visualizar en todo momento lo esperado por su empresa y cómo se encuentra él en relación con estas expectativas.
- Actividad: Aunque asumiendo que trabajan el número de horas que deben, en realidad, sólo se necesitaría el indicador de productividad.
Si se ve que los resultados y los datos que se obtienen en relación a alguna persona en concreto no se alinean con los objetivos de la empresa, se puede hablar con ese empleado para encontrar cuál es el problema, que puede tener que ver con una carga de trabajo inadecuada, déficit en materia de formación, interrupciones, etc.
La transparencia que aporta este método da resultados mucho mejores que otros sistemas en los que el tiempo no productivo sólo se puede comprobar por parte del empleador.
Casos reales de éxito
Uno de ellos sería el de la empresa Esdemarca, una organización que se dedica a la venta online de productos de marca en base a un sistema promocional de campañas puntuales de duración determinada.
Los artículos deben estar totalmente disponibles para el usuario con una fecha límite, ya que si esto no sucede así, es imposible que la venta comience en la fecha anunciada.
Desde que han implantado el método de trabajo Workmeter la productividad de sus empleados ha aumentado notablemente, las horas extras han disminuido y se ha conseguido que el personal salga a su hora. Además, claro está, de que se ha logrado que ese objetivo de puntualidad en lo referente a cargar contenidos en la web, con la consiguiente repercusión en las ventas y el beneficio que esto reporta al balance general.
Workmeter consigue:
- Aumentar la eficacia y el rendimiento de los empleados sin la necesidad de invertir en caras herramientas de control de presencia.
- Fomentar la implementación de una forma de trabajo más flexible con total objetividad.
- Evitar la cultura del presencialismo y las horas extras.
- No provoca rechazo por parte de las personas controladas, ya que facilita la autogestión del tiempo desde la transparencia.
