Notamos que las cosas no van tan bien como deberían, estamos convencidos de que la empresa puede ser más productiva, pero no sabemos ni por donde empezar. Pensamos que hay demasiados factores a ser alterados, y no damos con la tecla correcta para mejorar la productividad sin tener que hacer un estudio profundo del funcionamiento de la empresa.

De todos modos, podemos conseguir este revulsivo en tres simples pasos, con tres simples cambios, con tres fáciles herramientas que nos ayudarán a ser mucho más productivos, tanto individualmente, como empresa. Abramos nuestra mente a las nuevas tecnologías.

Herramientas que nos ayudarán a ser mucho más productivos

El software que os recomendamos, desde luego, va a hacer que la manera de trabajar de la empresa varíe en gran medida. La nube, hablando globalmente, podría ser la mejor manera de aumentar la productividad. Disponer de los ficheros allí donde estén, actualizarse entre varias personas simultáneamente, y un largo número de ventajas, pero veamos, que nos pueden aportar algunas herramientas concretas.

Dropbox

Dropbox ha revolucionado la manera de almacenar los ficheros. Una vez instalado, Dropbox asigna una carpeta que será la carpeta ?Dropbox?. Todos los ficheros que se almacenen en dicha carpeta, automáticamente se guardan en la nube (es decir, en un servidor online), y son accesibles desde tu cuenta dropbox en internet.

En el caso de que además del PC de sobremesa, también utilizáramos un portátil para trabajar, podríamos instalar también Dropbox, con la misma cuenta de usuario, y esos ficheros que teníamos en nuestra carpeta Dropbox también se clonarían en nuestra carpeta del programa en el portátil. Siempre se conservará la última versión editada, independientemente de si se ha realizado en el ordenador de sobremesa o en el portátil.

A día de hoy, con la incursión de los smartphones, ya existe para todos los sistemas operativos móviles una versión de Dropbox, con la que al menos podemos ver y consultar nuestros ficheros, estemos donde estemos. La ventaja de poder enviar un presupuesto aunque no estemos en el despacho, o enseñar un proyecto a un cliente, estemos donde estemos, es una enorme ventaja.

Pero además, para todos aquellos que trabajan con partners, internos o externos, Dropbox permite compartir subcarpetas con otros usuarios de Dropbox, de modo que lo que se ponga en esa subcarpeta, se actualice en todas las cuentas con las que se haya compartido esa carpeta.

Si uno quiere utilizar Dropbox, solo tiene que crearse una cuenta, instalar el programa, y empezar a disfrutar de 2Gb de capacidad gratuita, que pueden ampliarse de diferentes formas hasta 18Gb. A día de hoy, hay alguna alternativa, como el recién aparecido Google Drive, que viene a ser lo mismo, aunque viene integrado con GMail y Google+.

Evernote

Con un logo de una cabeza de elefante representando la buena memoria de este animal, Evernote nos promete que desde que empecemos a utilizarlo no se nos volverá a olvidar nada. Evernote es un programa muy versátil, dado que permite almacenar notas de reuniones, tarjetas de visita, contenidos de webs, fotografías, capturas de pantalla, etc.

¿Cansado de ver los escritorios de la empresa llenos de notitas, post-it, y grandes montañas de papeles? Entonces Evernote es lo que hace falta que utilicen tus trabajadores. Sería como virtualizar, de forma muy ordenada, el escritorio de tus trabajadores, o esa libreta llena de apuntes, con tareas, teléfonos y notas que nunca aparece.

Lo mejor de evernote, al igual que Dropbox, también se almacena en la nube, así que podemos consultar nuestras notas desde el PC, desde el laptop, desde casa o desde el móvil si disponemos de conexión a internet.

Programas específicos en la nube

No he querido decantarme por ningún otro programa concreto para esta tercera opción, pero sí defender la nube como tal. A día de hoy existen ya muchos programas que tienen su versión en la nube, para poder trabajar sin tener que llevar encima toda la información o ficheros. Así que voy a nombrar algunos que otros como ejemplo.

Podemos partir de Google docs, como suite ofimática en la nube. Los ficheros se guardan en la cuenta de GMail del usuario, y pueden compartirse con otros usuarios, incluso permite que se trabaje a la vez en el mismo fichero. Imaginad a dos o tres contables que trabajen simultáneamente en el mismo Excel, viendo en todo momento lo que hacen los demás, y pudiendo colaborar para trabajar más eficientemente, sin tener que esperar a que el compañero guarde y cierre el fichero.

Lo mismo que sucede con la suite ofimática, existe con otros programas. Así, tenemos Autocad WS (integrado como aplicación para Chrome), si queremos trabajar con ficheros de autocad. También para el diseño, tenemos Vectormagic), que convierte bitmaps en dibujo vectorial, pixlr, con el que podemos simular a photoshop, etc., o para contabilidad, Facturagem.

Se trata de encontrar las que mejor se adapten. Algunas son de pago, otras gratuitas, siempre algo por debajo en potencia respecto a las aplicaciones habituales, pero para la mayoría de trabajadores y empresas, más que suficiente.

La red nos ofrece miles de posibilidades. La interconexión entre usuarios, entre empresas, y entre individuales, hace que se puedan simplificar muchos de los actuales procesos de trabajo. Esto permite además que el trabajador pueda teletrabajar, lo que le hace más feliz ahorra tiempo de transporte, y le hace ser más efectivo, y por ende, mejorar la productividad. Pequeños cambios pero con grandes efectos positivos en productividad.