La mejor manera de reducir los costes en las organizaciones es mediante la detección, prevención y eliminación sistemática del uso excesivo o innecesario de recursos.

Reducir costes o gastos es una misión casi obligatoria para la mayoría de empresas. Da igual el tamaño, sector o ubicación de la compañía; cualquier director general y financiero va a definir la importancia de reducir estos costes en los que incurren las empresas.

Cuando es necesario hacer recortes, se pueden hacer las reducciones de los costes y gastos pero hay que hacer un plan que tenga en cuenta el valor de cada reducción y, sobre todo, el riesgo de pérdida de productividad y el impacto que cada una de estas acciones puede hacer a nuestra empresa.

Reducir gastos no debe ser sinónimo automático de reducir la nómina de los trabajadores. Hay formas más eficientes y simples de reducir los costes y no atentar contra la los trabajadores. Tampoco debemos hablar de reducción de personal y que esto significaría resignarse a producir menos.

Tres formas eficientes de reducir gastos

1. Mejora de la productividad

Mejorar los índices de productividad implica generar un mayor volumen de producto con la misma cantidad de recursos, o un mismo volumen con una cantidad menor de recursos. Debemos fijar objetivos de productividad, determinar estrategias y acciones concretas para su logro, y medir los logros obtenidos.

Mejorar la productividad implica el mejor y más pleno aprovechamiento de cada uno de los recursos, de ahí que conocer y medir la productividad sea de vital importancia. La medición de la productividad permite identificar el desarrollo de la empresa y significa menos costes.

La productividad es importante porque significa mayor ingreso para el trabajador y para la empresa.

Las empresas utilizan una gran variedad de orientaciones para mejorar la productividad. Las tres principales vías son:

• Tecnológica: software especializado.
• Administrativa: se orienta a definir la misión estratégica de forma más clara.
• Conductual: la cual se enfoca al trabajador, a incrementar su motivación y participación. Para esta última también puede sernos de utilidad el software especializado.

2. Externalización de servicios

El ahorro de costes y el aumento de la productividad se consideran las ventajas principales de la externalización.

La externalización de una empresa, es el entregar ciertas actividades a otra empresa especializada en el tema. Esta externalización no significa despido de empleados sino que se trata de mejorar el rendimiento de la organización aumentando la productividad.

Además de la reducción de gastos que supone para las empresas el dejar de realizar un servicio o tarea internamente, el outsourcing puede ayudar a optimizar procesos del negocio, así como dar cabida a nuevas necesidades planteadas por los clientes y que hasta la fecha por falta de recursos no se podían satisfacer.

3. Teletrabajo

El teletrabajo ofrece muchos beneficios económicos y sociales tanto para las empresas como para sus trabajadores. El teletrabajo supone una reducción de costes para la empresa de hasta el 30%

El trabajador está en su casa y solo necesita un ordenador, conexión a internet y una webcam si se necesitan hacer reuniones periódicas.

El teletrabajo es una nueva forma de entender el trabajo que beneficia al usuario y a la empresa. No se trata de trabajar menos sino de forma diferente. Más motivados y comprometidos con la filosofía de la empresa. Es un sistema que se adapta tanto a las grandes empresas como a pymes, a comerciales, trabajadores a distancia o a cualquier empresario que quiera rentabilizar su tiempo.