Los gastos generales

Pedro García Carro, vicepresidente de IFMA, afirma que los gastos generales «suponen la segunda partida de gastos más importante para las empresas de servicios después de los de personal y el tercero en las empresas industriales».

Esta inquietante afirmación, tan real como la vida misma por otra parte, nos hace pensar que un buen comienzo sería recortar en la medida de lo posible en este tipo de partidas. ¿Cómo reducir los gastos? Si aplicamos el Principio de Pareto llegamos a la conclusión de que el 80% de los costes está en 20% de las partidas.

Esto significa que hay que trabajar a fondo con ellas y como primer paso hace falta tener los conceptos claros, para ello:

• Se necesita listar las partidas: gastos energéticos, gastos de representación, papelería, mensajería y envíos por correo, software y aplicaciones, Fax, llamadas, suministros diversos, alquiler del local?
• A continuación se deberán ordenar las partidas: por importe en orden descendente de mayor a menor. Sumar aquellas que suman un 80% del gasto y empezar por ellas.

De esta forma determinaremos con qué partidas debemos empezar a trabajar ya que sabremos qué partidas son las que generan ese 80% del gasto. Nuestro siguiente cometido es definir qué iniciativas nos ayudarán a controlar y reducir ese gasto.

Gastos de representación: viajes y otros gastos

Viajes, gastos de gasolina, taxis, transporte: es muy importante y tiene un gran impacto definir una política corporativa de gastos. Hay que mentalizar a toda la plantilla de que esta es una partida crítica para el ahorro en la empresa.

Los pasos a dar son los siguientes:

• Elaboración de una política corporativa y su comunicación y difusión a todos los niveles de la organización.
• Mentalización y compromiso personal. Se podrían eliminar el 50% de los viajes.
• Anticipación en la contratación: es una de las claves del ahorro.
• Ahorro en gastos administrativos y de gestión, en la medida de lo posible.
• Gestión directa del usuario con la agencia externa con procedimiento interno claro y auditoría. Permite descentralizar las facturas y que éstas lleguen asignadas por cuenta (usuario) con lo que se ve claro el gasto de unos y otros permitiendo auditar los gastos con facilidad y tomar medidas, en caso de que se considere necesario.

Un ejemplo de cómo llevar a la práctica esta última propuesta sería introduciendo el uso de las Tarjetas ?Corporate?, que incorporan reglas de uso y auditoría en lugar de notas de gastos.

Teniendo en cuenta que la automatización permite una revisión más rápida, una mayor facilidad en reembolsos de IVA internacionales, entre otras ventajas; introducir este elemento permite eliminar anticipos efectivo (la mitad se devuelven sin utilizar) y aumenta la responsabilidad y racionalización en el uso de los gastos, frente a las hojas tradicionales de gastos, que provocan que se incluya todo lo que se pueda y más.

Gastos de representación: desplazamientos y flotas de vehículos

No son todas pero sí muchas las empresas que cuentan con flotas o comerciales con coche. Este elemento supone unos costes importantes que en ocasiones ni siquiera se pueden justificar.

Nuestro primer objetivo debe ser precisamente éste: justificar en todo momento cada desplazamiento. Para ello la tecnología está de nuestra parte y es tan sencillo como instalar un sistema de posicionamiento GPS, por ejemplo uno tipo detector.

Una maniobra tan sencilla conlleva un gran ahorro a muy distintos niveles, tales como:

• Reducción gastos de comunicación (¿dónde estoy?, ¿dónde estás?).
• Reducción gastos de combustible (los empleados optimizarán el uso del vehículo).
• Control de la jornada laboral.
• Optimización y control de rutas.
• Aumento del número de visitas a clientes.
• Disminución de tiempos muertos o de espera.
• Informes de horas, kilómetros…
• Y también en cuanto a calidad y seguridad:
  • Alertas por exceso de velocidad predefinidas
  • Alertas de entrada o salida de zonas autorizadas
  • Botón de pánico

Gastos energéticos

Hay muchas herramientas para moderar el consumo energético y siempre es posible ahorrar en gas, luz, agua, suministros de internet, etc. La cuestión es planteárselo, invertir el tiempo que requiere el informarnos de las tarifas que más nos convienen de los distintos proveedores y negociarlas con quien corresponda.

Aparte del impacto medioambiental que tiene el tomar una decisión de este tipo e implantar una política de ahorro energético que incluya medidas de reducción de este tipo de gastos, es interesante por el simple hecho de que supone un ahorro de entre el 10 y el 20% en las facturas de suministros.

Según el Estudio de Eficiencia Energética de las Pymes elaborado por Gas Natural Fenosa, los ahorros energéticos se podrían traducir en reducciones de hasta 16,8% en factura y, a nivel nacional, podrían representar la creación de 116.000 puestos de trabajo sin obviar que no se emitiría 19 millones de toneladas de CO2 y representaría un ahorro de energía de 27.038 GWh, equivalente al consumo anual de todos los hogares de la Comunidad de Madrid.