Desde que la nueva ley de control horario obliga las empresas a llevar un control de las horas de entrada y salida de sus empleados y de las horas extras que realizan, una herramienta o software de control horario se ha convertido en algo totalmente necesario que facilita el día a día tanto de trabajadores como organizaciones.

Sin embargo, hay un montón de personas que no aceptan la idea de que se les controle su tiempo de trabajo y se oponen firmemente a ella. En la mayoría de los casos esto es el resultado de la falta de información sobre las ventajas e inconvenientes del control horario.

En este post, vamos a desenmascarar los mitos más populares sobre los servicios de monitorización de los horarios y describir lo que realmente hacen.

¿Qué es realmente una herramienta de control horario?

Como decimos, hoy en día registrar las horas de los trabajadores es una obligación para todas las empresas, pero al contrario de la creencia popular de que se trata de una herramienta diseñada exclusivamente para que las empresas sean capaces de mantener una estrecha vigilancia las personas, esto no es así.

Un software de control horario es un programa que se instala en un ordenador y que recoge datos sobre cuando se inicia y se termina la actividad en ese equipo. Para ser más precisos, estas son algunas de las cosas que puede hacer este software:

• Darte información del total de horas trabajadas de tus empleados
• Informarte de cuándo se inició el trabajo y cuándo terminó
• Decirte cuándo y cuántas pausas se realizaron, por cuánto tiempo y por qué razón
• Algunas, como Time@Work, son capaces de informar qué porcentaje de esa actividad recogida se ha dedicado en aplicaciones productivas para la organización. Así pues, el servicio es capaz de estimar cuál es la productividad del trabajo de los trabajadores.

Ver el control horario como una forma de controlar la forma de hacer su trabajo

Para muchos empleados, la palabra «vigilancia» tiene una connotación negativa. Cuando ve que su trabajo está siendo monitoreado, sienten que alguien está constantemente observando y documentando sus métodos de trabajo.

Falso. El caso es que estas herramientas son muy útiles en la detección de cualquier fallo en las cargas de trabajo de las personas. Son capaces de detectar qué trabajadores están hasta arriba de tareas y que están más aburridos de lo normal debido a la cantidad insuficiente de trabajo asignado. La redistribución de las no sólo optimiza la carga de trabajo sino que también ayuda a crear un ambiente más saludable en la oficina.

Control horario = software espía

En la mayoría de los casos, los trabajadores son muy hostiles con las herramientas de control horario, ya que los confunden con algún tipo de software espía. Temen que su privacidad se vea comprometida y sus datos personales robados. Falso, puesto que este tipo de soluciones horarias únicamente recopilan tiempos, nunca información privada de las personas. Además, el software espía es siempre invisible para el usuario, mientras que los software de control horario están trabajando de forma explícita y visible. Muchas de estas herramientas, como Time@Work, también tienen la opción de hacer una pausa de seguimiento, lo que permite contar con una ventana para la privacidad.

Es una manera eficaz de optimizar la gestión del tiempo y aumentar la productividad. Algunos empleados ni siquiera se dan cuenta de dónde va su tiempo, por lo que tienden a fallar en el cumplimiento de los plazos. En estos casos, las soluciones de control horario les serán muy útiles.

El control horario implica más trabajo para los trabajadores y responsables

Quienes no están familiarizados con este tipo de soluciones pueden pensar que su funcionamiento es similar a llevar una hoja de tiempos, donde se anotan las horas de forma manual y que supone un trabajo extra para las personas, además de distraerles de sus principales tareas para anotar la información.

Falso, puesto que con estas herramientas no se requiere ningún tipo de acción adicional al estar totalmente automatizadas. Se lanza cuando el equipo se inicia y se apaga junto a él. Esto no sólo ahorra un tiempo valioso sino que permite a las personas centrarse completamente en la realización de sus tareas. Además, se excluyen los errores que pueden ocurrir si se olvida de introducir una actividad puntual en un parte de horas y luego hay que inventarlo o ajustarlo manualmente para que tenga sentido para la organización.