El tiempo, una noción compleja.

El tiempo es complejo porque es una noción elástica que puede variar de un individuo a otro. Si la duración de un proyecto se fija con un plazo general de entrega, su duración puede variar localmente, dependiendo de la división de tareas que se haya realizado inicialmente.

Por lo tanto, es importante que el Project Manager se reserve momentos durante los cuales no se lo molestará y podrá reflexionar con calma sobre el progreso del proyecto, el respeto de los plazos, las tareas que deben iniciarse, las habilidades que deben mejorarse … Es importante y positivo ya que, al final, todos los interesados del proyecto se beneficiarán.

Piensa a largo plazo y controla con frecuencia

Es fundamental establecer un rumbo, una dirección a largo plazo para el proyecto. Sin embargo, es igual de importante verificar regularmente que se está siguiendo correctamente el rumbo. No es al final del proyecto que debemos darnos cuenta que nos hemos desviado y que finalmente no obtendremos lo que se esperaba, o que los plazos de entrega se han superado. La peor situación sería, naturalmente, una combinación de:

• Entregar tarde
• Entregar un producto que no corresponde a la solicitud inicial.

Una verificación semanal es suficientemente efectiva para prevenir las desviaciones y establecer nuevos objetivos sin interrumpir el trabajo diario de los equipos.

Incluso si el proyecto se planifica a largo plazo, es importante planificar todos los pasos, desglosar su proyecto en tareas desde el principio, marcar metas a alcanzar durante el desarrollo. Estos hitos permitirán, por una parte, verificar que el proyecto avanza según lo previsto y, por otro lado, permitirán que todos los interesados tengan una visión precisa del progreso. Entonces será mucho más fácil verificar que las tareas prioritarias o tareas encadenadas se procesen bien y a su debido tiempo. Cualquier riesgo de desviaciones se podrá prevenir y tener en cuenta para aplicar planes de contingencia.

Cuanto más desglosado esté el proyecto, más efectivos serán los controles regulares y más efectiva será la administración del tiempo. El Project Manager debe prestar especial cuidado al trabajo inicial de dividir el proyecto en tareas definiendo, a su vez, su coste. Una buena gestión de tareas determinará en gran medida la planificación del proyecto y facilitará su seguimiento.

Programar el trabajo semanalmente

Para seguir los diferentes hitos establecidos al inicio del proyecto, es esencial la programación semanal de las tareas a realizar. Cada semana, todo el equipo se reúne para hacer un balance del progreso de los objetivos planificados. Dependiendo de los resultados, los objetivos para la semana siguiente se reajustan y las tareas se distribuyen de nuevo.

Así es mucho más fácil identificar los puntos de bloqueo potenciales o las tareas que requieren refuerzos para que se completen a tiempo. Además, todos los miembros del equipo tienen el mismo nivel de información y el proyecto se lleva a cabo de manera transparente.

Actuar diariamente para el éxito del proyecto

Si las tareas se asignan a todos al comienzo de la semana, es importante que todo el equipo realice una actualización diaria. El control eficaz del proyecto depende de ello. Cada miembro del proyecto debe explicar dónde está, qué hizo el día anterior, qué planea hacer durante el día y reportar de inmediato cualquier dificultad que encuentre. Esto permite una gestión eficaz del tiempo, ya que cada uno es consciente del progreso de los demás y de la posible ayuda que puede proporcionar. Naturalmente, el objetivo no es pasar dos horas cada día para actualizar los progresos. Para poder controlar el proyecto, el Project Manager debe disponer de un software de gestión de proyectos, como WorkProject, que le permita medir en tiempo real las horas que se invierten en cada tarea para poder compararlas con las previsiones iniciales. Asimismo esta plataforma debe ser colaborativa para facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.

La gestión eficaz del tiempo es una mezcla de planificación fina a corto, mediano y largo plazo, controles periódicos e intercambio diario de información. De esta forma, no hay duda de que su proyecto será un éxito.