Étienne Garbugli, ha luchado contra todo eso desde siempre. Pero a medida que fue cogiendo experiencia, aprendió a gestionar su tiempo y cargas de trabajo de forma más eficaz. Hoy, es un consultor y empresario que recientemente publicó su primer libro, ?B2B magra: Construir productos que las empresas quieren?.

El año pasado, agrupó algunas de sus lecciones favoritas en una presentación SlideShare «26 turcos de gestión del tiempo que me hubieran gustado saber a los 20 años.»

A continuación, os contamos algunos de sus mejores consejos sobre administración del tiempo:

1. Siempre hay tiempo. El tiempo es prioritario.

Realmente nunca se tiene «falta de tiempo.» Si no terminas algo en el tiempo en el que se debe hacer, es porque no lo consideras urgente o lo suficientemente importante para darle prioridad por encima de cualquier otra cosa que estuviera haciendo.

2. Los días siempre se llenan más rápido de lo que esperas.

Planifícate para dejar tiempo libre por si lo necesitas para acabar una tarea que está siendo más larga de lo que debería. El fundador de Ruby on Rails y Basecamp, David Heinemeier Hansson, dijo: «Planear sólo cuatro o cinco horas de trabajo real cada día».

3. Trabaja más cuando estás concentrado. Relájate cuando no lo estás.

Habrá días en los cuales estarás distraído y otras veces serás capaz de mantener tu atención durante 12 horas seguidas. Aprovecha esos días buenos.

4. Deja la multitarea. Mata tu concentración.

Estudios académicos demuestran que el cerebro consume energía cuando se reajusta el enfoque de una tarea a otra. Si pasas el día haciendo multitarea, en realidad estás agotando tu cerebro.

5. Siempre estamos más centrados con un tiempo limitado.

El trabajo siempre parece encontrar una manera de llenar el espacio asignado para ello, por lo cual es mejor fijar plazos más cortos para cada tarea.

6. Empieza con pequeñas tareas para introducirte en el ritmo de trabajo necesario.

El plan de negocios que necesitas acabar puede ser intimidante a primera hora de la mañana. Introduce tu mente primero con tareas sencillas como contestar algunos correos electrónicos importantes.

7. Las expectativas de hacer las cosas a la perfección te están sofocando.

El general Patton dijo una vez: «Un buen plan ejecutado hoy es mejor que un plan perfecto ejecutado la próxima semana.»

8. Más horas de trabajo no significa más productividad. Utiliza las restricciones como oportunidades.

No te engañes pensando que estar sentado en tu escritorio va a hacerte trabajar más. Haz lo que puedas terminar dentro de tus horas normales de trabajo en lugar de trabajar hasta última hora de la tarde-noche.

9. Separa tareas inútiles y tareas estratégicas para ser más productivo.

Idealmente, puedes intercambiar tus ideas y luego ejecutarlas. Si estás constantemente deteniendo tu ritmo de trabajo para repensar en algo, estás ralentizándote a ti mismo.

10. Organizar reuniones importantes a primera hora del día.

Si tienes una reunión importante prevista a las 4 de la tarde, puede que la ansiedad se apodere de tu mente y no pienses en otra cosa hasta que llegue el momento. Trata de organizar reuniones tempranas para que puedas trabajar sin preocuparte de ellas.

11. Programa reuniones comunícalas vía e-mail o teléfono enseguida.

Vas a interrumpir tu ritmo de trabajo si estás avisando a la gente durante todo el día.

12. Descansa entre sprints intensos de trabajo.

Prueba la «Técnica Pomodoro.» Utiliza un aviso para descansar de un trabajo intenso. Son periodos de 25 minutos de trabajo con descansos de cinco minutos.

13. Divide una tarea enorme en bloques más manejables.

Nick Saban entrenador de fútbol americano en Alabama sigue una filosofía similar que él llama «el proceso». En lugar de tener a sus jugadores centrados en ganar el campeonato, les entrena en centrarse únicamente en lo tienen justo delante de ellos: cada bloqueo, pase o gol de campo.

14. No hay dos tareas que tienen la misma importancia. Siempre prioriza. Ten mucho cuidado con las listas de tareas pendientes.

Las listas de ?tareas por hacer? son una forma eficaz de programar tu día, pero es importante organizarlas según la prioridad que tengan.

15. Se consiente siempre de la única cosa que realmente tienes que hacer durante el día.

Para ayudar a priorizar, determina qué tareas de las que tienes delante es la más importante, y enfoca tu energía en acabarla lo más pronto posible.

16. Delega y aprende a hacer uso de otras personas.

Para ser realmente eficaz debes superar el miedo de delegar trabajo a otra persona. «Si algo se puede hacer correctamente al 80% por alguien, delégalo», eso es lo que dice John C. Maxwell , autor de «Cómo piensan la gente: cambie su pensamiento, cambie su vida».

17. Olvídate del ayer. Sólo piensa en hoy y mañana.

No te distraigas con cualquiera de los éxitos o fracasos del pasado. Céntrate en lo que está delante de ti y en lo que estás haciendo.

18. Establecer plazos para todo. No dejes que las tareas duren indefinidamente.

Pasar demasiado tiempo en un proyecto o mantenerlo en un segundo plano durante demasiado tiempo dará lugar a un estancamiento. Haz las cosas y sigue adelante.

19. Toma notas siempre.

No asumas que recordaras todas las buenas ideas que te vienen a la cabeza durante el día. No importa si es un bloc de notas, una pizarra o una aplicación de tu smartphone. Apunta las cosas que creas importantes que pasan por tu cabeza.

20. Anota los pensamientos no relacionados que te surgen cuando estás concentrado en una tarea para no distraerte de ella.

Las tendrás apartados sin perderlos u olvidarte de ellos.