La gestión de proyectos, especialmente la parte dedicada a los costes del mismo, plantea una gran variedad de desafíos. Controlar cada proyecto, hacer que avance acorde a las fechas establecidas y sin excederse en el presupuesto es una tarea compleja que requiere de muchos aspectos a tener en cuenta, como los elementos internos y externos que pueden hacer que nuestro proyecto se retrase. Sin embargo, si tomamos una serie de precauciones y elaboramos un buen plan, podemos llevar nuestro proyecto hasta el éxito. Aquí tienes 10 tips para la gestión de costes de un proyecto.

10 tips para la gestión de costes de un proyecto

Planifica los detalles del proyecto

Antes incluso de que comiences tu proyecto, asegúrate de que cuenta con unos cimientos sólidos y la participación de los inversores clave. Procura entender sus intereses y expectativas, y sé consciente de cómo determinarán si el proyecto es un fracaso o un éxito. Además, deberás asegurarte de que el alcance del proyecto esté claramente identificado, incluyendo los roles y responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo. Por supuesto, deberás establecer unos criterios que te permitan medir el éxito de tu proyecto a lo largo del tiempo. En definitiva, cuida al máximo los detalles antes de comenzar el proyecto para poder garantizar el éxito del mismo.

Identifica tu proyecto y el equipo requerido

Una vez que tienes un plan consistente, puedes empezar a implementarlo construyendo un equipo efectivo. El equipo del proyecto debe ser una unidad formada por componentes individuales, que comparten un objetivo común que será logrado mediante la aplicación estructurada del conjunto de sus habilidades. Pero, para lograr el éxito de tu equipo, debes organizarlo antes de pasar a trabajar a fondo en proyecto. En esta primera fase, tu objetivo ha de ser integrar todos los recursos y habilidades de cada uno para que funcionen de la forma más coordinada y óptima posible. Asegúrate de que cada trabajador tenga muy claro en qué consiste su función y cómo contribuye a todo el proyecto.

Asume la posición de líder

Un rol clave en la gestión de proyectos es la del líder. En esta posición, necesitarás cultivar unas dinámicas positivas de equipo y actuar como una especie de mentor para todos los miembros del equipo. También serás el líder cuando llegue el momento de hablar con los inversores o de conseguir recursos para el desarrollo del proyecto. Básicamente, serás quien marque la dirección que el proyecto deba tomar en cada momento. Y serás el líder para lo bueno y para lo malo. Cuando las cosas vayan bien, serás el primero en obtener reconocimiento, pero cuando vayan mal, serás también el primero en atravesar la tempestad y decidir cómo salir de ella. No es una posición como otra cualquiera, así que lo que experimentarás en ella será algo único.

Define los momentos decisivos del proyecto

Identifica los momentos decisivos de la trayectoria del proyecto. Para ello, puedes diseñar el ciclo de vida del mismo basándote en las cuatro fases principales de un proyecto: inicio, planteamiento, ejecución, y cierre. Debes llevar a cabo una evaluación al concluir cada una de las fases, para poder llevar un seguimiento y saber si se están cumpliendo los objetivos. En esa fase de evaluación, procura vigilar cada detalle, ver qué avanza y qué no, identificar tus puntos débiles y las cosas a mejorar. Todo este proceso de evaluación continua eliminará gran parte de los riesgos que pueda presentar el proyecto.

Favorece la comunicación

Uno de los pasos más críticos en el desarrollo de cualquier proyecto es asegurarse de que la comunicación es siempre factible y fluida. Como Project Manager o Director de proyector, deberás ser algo así como el teleoperador de este sistema de comunicaciones. Para ello, lo mejor es que tengas un plan de comunicación, y te acojas a él siempre que sea necesario. Durante todo el proceso, la comunicación debe ser consistente, abierta, honesta y clara. Asegúrate de que mantienes el contacto con los inversores y miembros del equipo. Procura que todo el mundo tenga la información necesaria para tomar las decisiones que le corresponden. Una buena idea para mantener a todo el mundo informado es realizar informes con información y novedades acerca del proyecto.

Aporta la documentación pertinente

Desde el inicio del proyecto hasta los puntos clave que atraveséis durante el proceso, necesitas tener documentación firmada por los inversores. Asegúrate de que toda esta documentación está en línea con la metodología elegida para el desarrollo de tu proyecto para garantizar que tu equipo esté cubierto en términos de expectativas y prototipos.

Controla los riesgos del proyecto

Tenlo claro: en algún momento, y con mayor o menor frecuencia, surgirán riesgos. Gran parte de afrontar un proyecto nuevo es asumir los riesgos que este conlleva. El retorno de la inversión no está asegurado, el éxito del proyecto no está asegurado. Pocas cosas tienen garantías durante la realización de un proyecto, todo está en el aire día tras día. Es diferente cuando el proyecto se consagra, pero un proyecto nuevo es una de las experiencias más arriesgadas que puedes vivir durante tu carrera profesional. Evidentemente, contar con experiencia en la realización de proyectos similares siempre te va a ayudar a identificar un riesgo inminente que necesita una respuesta inmediata.

Cuidado con el scope creep

Definir el alcance del proyecto es algo que debe hacerse desde el minuto uno para garantizar la seguridad del proyecto. La razón es muy sencilla. Si no tenemos claro el alcance del proyecto, es muy fácil que se produzcan cambios que escapen a nuestro control. Sufriríamos lo que se conoce también como síndrome del lavadero o corrupción de alcance. Si, por ejemplo, no definimos bien las características con las que debe contar nuestro producto, y a este se le añaden algunas nuevas, nos desviaremos de nuestro objetivo inicial. Todo esto provocará que el equipo se desvíe de su presupuesto y sobrepase las fechas límite establecidas. Hay muchas causas que pueden provocar el scope creep. En nuestra mano, como Project Managers, estaría el controlar los cambios de manera detallada. Pero también nos podemos encontrar con un cliente que no se comprometa y sus instrucciones acaben siendo ambiguas y perjudiciales.

Testea

Haz tests constantemente. Trata siempre de comprobar qué funciona y qué no, qué precisa más trabajo y qué es fácil de mejorar. Un proceso de testeo constante es crucial, sin duda una gran ayuda para que el proyecto salga bien. Los tests serán tu guía durante todo el proceso, los que te marquen la dirección que debes tomar. Serán la aproximación más exacta acerca de lo que debes cambiar de tu proyecto o producto, e incluso sabrás si tienes que redefinir algo por completo.

Evalúa el proyecto

Ha llegado la hora de la verdad. Toca evaluar el proyecto y todos los aspectos que lo envuelven con todo lujo de detalles. ¿Qué has aprendido a lo largo de todo el proceso? Una cosa es clara: cada proyecto en el que participes o gestiones te aportará multitud de lecciones muy valiosas. En esta fase, lo que debes buscar es analizar y evaluar el proyecto en su conjunto, así como cada uno de los componentes del mismo. ¿Cuáles han sido las victorias del proyecto? ¿Y sus aciertos? ¿Qué hay de los errores? ¿Cuáles han sido las mayores decepciones que os ha dado el proyecto? Realiza uno o varios informes con conclusiones detalladas acerca de la calidad del proyecto y el desempeño que ha tenido el mismo. Compara el ROI (Return of Investment, o Retorno de la Inversión) planeado, con el ROI real que ha obtenido el proyecto para entender el nivel de éxito que ha alcanzado el proyecto. Todo lo que aprendas, todas las conclusiones que saques, te serán de gran ayuda en proyectos futuros.