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La gestión del tiempo en sí puede suponer un importante problema para las organizaciones.
Los expertos aluden esta circunstancia a:
- Falta de consciencia: ejemplo de ello es, entre otros aspectos, no saber cuánto tiempo se dedica al correo electrónico en un día o en una semana.
- Falta de objetivos: para que el individuo pueda plantearse unos determinados objetivos y los lleve a cabo debe ser dueño de su propio tiempo.
- Exceso o dispersión del tiempo personal: los empleados deben ser conscientes de que están empleando parte de su tiempo para las pausas o los asuntos personales. En cualquier caso, es mejor que lo hagan de forma concentrada que dispersa.
- "Reunionitis": reuniones excesivas y poco productivas. La realidad es que hay ejecutivos que dedican el 90% de su tiempo a reuniones.
- Abuso de herramientas como el correo electrónico: Se emplea de forma excesiva (a veces se usa más como medio de prueba que como medio de comunicación) y de forma compulsiva. En cualquier caso, es mejor un solo correo con diez puntos a tratar que diez correos diferentes, y, por supuesto, olvidarse de los borradores.
- Interrupciones excesivas: el cerebro tarda 11 minutos al llegar al 100% de su capacidad de concentración/foco. Un reciente estudio, muestra que el tiempo medio que dedican las personas a trabajar en una actividad de forma ininterrumpida no supera 1 minuto. Es fácil entender cómo las interrupciones afectan a nuestro rendimiento y a la calidad de parte de nuestro tiempo de trabajo.
- Presentismo vs trabajo productivo: tanto por parte de los managers como por parte de los empleados. Es el principal generador de desconfianza.
Nuestra experiencia en gestión del tiempo
Partiendo de datos reales recogidos de nuestros clientes podemos determinar que los puntos débiles generadores de problemas en la gestión del tiempo son:
- Productividad mejorable: la inexistente gestión del tiempo, la falta de consciencia y las interrupciones o el exceso de reuniones ineficientes, que producen pérdidas enormes de productividad (de entre el 30% y el 40%).
*Esta productividad es recuperable.
- Mala praxis en cuanto a la gestión del tiempo personal: las pausas, los asuntos personales en el puesto de trabajo o las distracciones roban como media 8 horas a la semana a cada empleado.
*La mala praxis en cuanto a la gestión del tiempo personal no se puede eliminar, pero sí reducir considerablemente.
- Conciliación mejorable: la falta de confianza, el desorden y otros elementos afectan a los empleados, haciendo que alarguen su jornada de trabajo 10 horas más a la semana.
*A más cansancio, menos tiempo personal, menos sueño y, por tanto, menos productividad. La conciliación es una necesidad, también de cara a los resultados de la organización.
En resumen, puede concluirse a la luz de estos datos que la gestión del tiempo es un problema real y que todas las organizaciones tienen oportunidades de mejorar la productividad empresarial.
