10 Consejos para usar correctamente el Email en el trabajo

El uso correcto del email en el trabajo es un tema que podría dar para un libro. Por una parte, supone un gran avance del que todos nos beneficiamos: agiliza las comunicaciones, permite que estemos actualizados, y es además una herramienta muy completa a la que se saca mucho partido en cualquier organización. Sin embargo, como contrapartida es considerado uno de los ladrones de tiempo principales por su capacidad para hacernos perder el foco.

El problema del correo electrónico reside tanto en el emisor como en el receptor:

• El emisor: que no se cuestiona la necesidad de enviar ese email, que no se plantea otras alternativas como la llamada telefónica o la conversación en persona, que lo utiliza como justificante o medio de prueba o que, indiscriminadamente pone el email en copia a varias otras personas para las que probablemente en muchos casos su contenido carece de relevancia.
• El receptor: que comprueba compulsivamente la bandeja de entrada (incluso en intervalos de cinco o diez minutos), se distrae cada vez que recibe una notificación que le informa de que ha recibido un nuevo correo electrónico y aparca cualquier actividad que esté llevando a cabo para abrirlo y echarle, al menos, un vistazo por encima.

El tiempo robado por el email en el trabajo en datos

Los datos hablan por sí mismos y, tal y como muestra un estudio de Officetime:

• El 33% de los trabajadores emplean entre una y dos horas al día en responder emails durante su jornada laboral.
• El 22% pierden más de dos horas únicamente comprobando su bandeja de entrada y revisando los nuevos emails recibidos.

El problema del correo electrónico se agrava en el caso de la mensajería instantánea. Esas herramientas que, como Skype, el chat interno de Gmail o el chat de alguna red social corporativa; flexibilizan la realidad empresarial y ahorran costes y tiempo, tienen una doble cara. Son extremadamente intrusivas y multiplican los efectos negativos del email, en especial en lo concerniente a los niveles de estrés y ansiedad que ocasionan.

Contramedidas: cómo combatir la pérdida de tiempo proveniente del email

Para combatir las interrupciones que provoca el correo electrónico y sus inevitables consecuencias como distracción, pérdida de concentración o estrés, lo primero que hace falta es querer realmente poner una solución.

Existen distintas alternativas para limitar la pérdida de tiempo que el email ocasiona pero para todas ellas es necesario tener voluntad de hacerlo, tanto si eres el emisor del email como si eres el receptor. Entre las más útiles y sencillas de implantar se encuentran, de cara al receptor del correo electrónico:

• Reunir todas tus cuentas de correo en una misma bandeja de entrada.
• Mantener limpia la bandeja de entrada, con filtros que eviten el spam, y revisar semanalmente que no dejas emails innecesarios, almacenando los demás por carpetas.
• Implantar filtros que deriven directamente dada email a su carpeta correspondiente.
• No dejar nunca abierta la ventana o pestaña del correo electrónico.
• Desactivar la función de ventanas emergentes del email.
• Destinar  dos o tres momentos de tu jornada a leer y responder emails como actividad (puedes escoger una opción en muchas herramientas de correo electrónico que te permita configurar la llegada de emails exclusivamente en esos momentos).
• Contestar a los correos cuya resolución es posible empleando un máximo de dos minutos y nunca emplear más de diez o quinces minutos en dar respuesta a uno, como norma general.

Y en cuanto al emisor:

• No enviar varios emails si puedes concentrar toda la información en uno solo.
• Considerar si realmente es necesario enviar ese email con ese contenido a todas las personas que tienes pensado poner en copia.
• Dejar de emplear el email como medio de prueba o justificante de lo que se dice o de que se está trabajando a una hora y en un día puntuales.

Observando estas medidas, los resultados de tiempo medio por actividad que, con demasiada frecuencia se encuentran en torno al minuto (aunque parezca increíble), lograrán incrementarse hasta los tres minutos, lo que supone un progreso significativo que beneficia al individuo en particular y a la organización en general.