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Mantener un balance entre todos los elementos cruciales para un proyecto (costes, tiempo, etc.) no es una tarea fácil. Puede llegar a ser muy estresante incluso cuando se trata de proyectos muy simples, y es aquí donde entran en juego las habilidades organizativas. La falta de organización es perjudicial para cualquier proyecto, pero hay muchas maneras de asegurarte de que vas a lograr lo que te propones hacer.
Aquí hay diez consejos para ayudarte a organizarte desde el principio.
Establecer expectativas al inicio
Desde el principio, debes informar a tu equipo o empleados cuáles son tus expectativas para el proyecto. Estos deben incluir la calidad del trabajo que esperas, quién es responsable de qué tareas y cómo debe comunicarse el equipo entre sí. Cuanto antes le expliques a los miembros de tu equipo lo que esperas de ellos, más fácil será asegurarse de que todos trabajen hacia un objetivo común y erradicarás toda confusión y suposiciones desde el principio.
Definir alcance
Como director de proyecto, el primer paso en el proceso de planificación del proyecto es definir su alcance. Para hacer esto de manera efectiva, debes comprender lo siguiente:
- Entregables: ¿Cuáles son los productos y resultados esperados?
- Costos: ¿Existe un presupuesto establecido?
- Plazo: ¿Cuánto tiempo tienes para completar el proyecto?
- Recursos disponibles: ¿Qué recursos físicos, humanos y financieros tienes a tu disposición?
- Grupos de interés: ¿Quién está involucrado en el proyecto? ¿Quiénes son los tomadores de decisiones y los destinatarios?
Siga una plantilla
Al gestionar un proyecto, no es necesario inventar la rueda. Si este es tu primer proyecto, utiliza plantillas que puedas utilizar como punto de partida sólido. Hará tu trabajo mucho más fácil y además tendrás un conjunto de plantillas ya hechas para futuras referencias. También es una buena idea tener un registro diario de tu trabajo y el de tu equipo, y mantener notas detalladas de cómo se han manejado ciertos problemas. Si entonces surge un problema similar, tendrás algo a lo que recurrir.
Revisar el progreso en contra de un plan de proyecto
Un plan de control de proyecto es esencialmente la hoja de ruta para tu proyecto y debe contener información detallada sobre el alcance, coste y plazos aprobados del proyecto. Para revisar tu progreso, hazte estas preguntas:
- ¿Se están completando las tareas de manera efectiva?
- ¿Los plazos originales siguen siendo realistas en comparación con la rapidez con que avanza el trabajo? Si no, ¿hay tareas que deberían a las que habría que dedicar más esfuerzo?
- ¿Todavía tienes los recursos correctos para completar el proyecto?
Es importante revisar el progreso regularmente usando las actualizaciones y los comentarios de tu equipo. Haz de esto una prioridad durante las reuniones del equipo, para que puedas abordar los problemas a medida que surjan y ajustar el plan si es necesario.
Establecer límites de tiempo
No hay mejor manera de asegurarse de que se haga algo a tiempo que establecer plazos de tiempo alcanzables para tareas específicas del proyecto. Un estudio del MIT demostró que los estudiantes trabajan de manera más eficiente cuando una gran parte del trabajo se divide en tareas más pequeñas con hitos establecidos. Debe asegurarse de que a quien asigne cada tarea tenga el conjunto de habilidades y la capacidad para completarla a tiempo. Establecer límites de tiempo poco realistas puede generar un estrés indebido en los recursos del proyecto, lo que dará como resultado una mala calidad del trabajo y el agotamiento de los miembros del equipo.
Reunirse con frecuencia
Como director de proyecto, es fundamental reunirte con tu equipo de manera regular para poner en común las actualizaciones del proyecto, incluidos los éxitos y los problemas.
Un estudio de más de 500,000 reuniones descubrió que las personas son más receptivas a una reunión los martes a las 14:30. Si estás trabajando con un equipo de proyecto virtual, busca un horario que funcione mejor para la mayoría de los miembros del equipo. Puede ser un desafío trabajar en múltiples zonas horarias, pero es necesario para asegurarse de que las personas implicadas no tengan que llevar a cabo llamadas y conferencias nocturnas.
Desarrollar un sistema de almacenamiento efectivo
La gestión de un proyecto puede significar una montaña de papeles, con varios documentos creados y modificados. Esto puede convertirse en una pesadilla para mantener un registro y puedes perder un tiempo precioso buscando la última versión de un documento.
Un sistema de almacenamiento y organización adecuado garantizará un enfoque coherente para el almacenamiento del proyecto. Comprueba si se utiliza algún sistema en la organización, y en caso negativo, hay multitud de opciones en el mercado como WorkProject.
Delegar eficientemente las tareas
Poder delegar tareas es una de las habilidades más importantes que puede tener como gerente de proyectos. Hay un arte para una delegación efectiva, pero una vez que lo domines, te quitarás la presión y le darás a los miembros de tu equipo un sentido de responsabilidad y logros. En lugar de dar a cada persona una gran cantidad de trabajo por completar, divida todo en tareas más pequeñas.
No sea impreciso al dar instrucciones y asegúrese de que cada miembro del equipo sepa exactamente qué está haciendo y cuándo debe terminarse. También debe asegurarse de que la persona a la que le está asignando la tarea tenga la información correcta y la capacidad para completarla.
Anticipar los problemas
Todos esperamos que no surjan problemas, especialmente cuando hay plazos estrictos que cumplir.
Sin embargo, esto rara vez en el mundo de la gestión de proyectos. Desarrollar y mantener actualizados los registros de riesgos y problemas, así como abordar los problemas lo antes posible, ayudará a evitar que el plan para tu proyecto salga mal. Si hay un problema importante que amenaza con detener su proyecto, un proceso predeterminado hará que sea mucho más fácil abordar el problema de manera objetiva y encontrar una solución adecuada. La comunicación regular de dos vías con las partes interesadas clave también es vital para garantizar que no haya sorpresas en el camino.
Utilizar software de gestión de proyectos
Por último, pero no por ello menos importante, un software de administración de proyectos efectivo tiene un valor incalculable para los gerentes de proyectos en el mundo predominantemente basado en Internet. Si buscas una mejor manera de organizar tus proyectos, puedes concertar gratuitamente una demo con uno de nuestros consultores, o bien puedes probar nuestro entorno de demo.
